Poradnik eksportera Poradnik eksportera

Jak prawidłowo przygotować kontrakt eksportowy na rynki wschodnie?

08-03-2016

W eksporcie na rynki wschodnie, które mają inny system prawny niż kraje Unii Europejskiej, dbałość o treść i formę kontraktu eksportowego jest niezwykle istotna.

Jesteśmy doświadczonym ubezpieczycielem należności również od kontrahentów z takich rynków jak Rosja, Białoruś, Ukraina i Kazachstan. Oceniamy ryzyko nie tylko na podstawie danych finansowych, ale również w oparciu o znajomość branż, zwyczajów handlowych, doświadczeń swoich klientów i zebranych przez wiele lat informacji z rynku. Mamy również doświadczenia z windykacji należności na rynkach wschodnich.

Przeanalizowaliśmy zarówno kontrakty handlowe, jak i przy wsparciu kancelarii prawnej, normy prawne regulujące wymianę towarową w kilku krajach za nasza wschodnią granicą, z którymi najchętniej współpracują eksporterzy. Zawierając kontrakt z partnerem ze krajów wschodnich ważne jest przestrzeganie pewnych podstawowych zasad.

Forma kontraktu
mimo że powszechnie w handlu korzysta się z elektronicznych dokumentów i przekazywania informacji e-mailem, w transakcjach z krajami wschodnimi niezbędne jest zawarcie kontraktu w formie pisemnej, najlepiej poprzez sporządzenie dwóch jednobrzmiących egzemplarzy umowy, z których każdy będzie podpisany przez obie strony. Nasze doświadczenia i zebrane informacje wskazują, że jednodokumentowy kontrakt jest niezbędny zarówno do przedstawienia w banku kontrahenta, który sprawuje kontrolę nad transakcjami płatniczymi i dokonuje na tej podstawie zapłaty, jak i w sądzie w razie nieotrzymania zapłaty czy w przypadku sporu. Warunek pisemnej formy dotyczy również wszystkich aneksów do kontraktu.

Co powinien zawierać kontrakt?
Tak sporządzony kontrakt powinien zawierać podstawowe elementy jak:

  • data i miejsce zawarcia,
  • określenie stron i osób je reprezentujących,
  • przedmiot umowy, w szczególności nazwa i ilość sprzedawanych towarów lub nazwa świadczonej usługi, cena sprzedawanego towaru lub wynagrodzenia za świadczoną usługę,
  • warunki i terminy dostaw i płatności,
  • określenie prawa i sądu właściwego dla umowy.

Jeśli towar ma być odebrany przez osobę trzecią, dobrze jest ją wskazać w kontrakcie, a jeśli to nie jest możliwe, wskazać sposób przekazania tej informacji dostawcy lub ustalić obowiązek przedstawienia odpowiedniego upoważnienia. Pozwoli to na uniknięcie odebrania towaru przez kogoś nieuprawnionego i odmowy zapłaty z tego powodu.

Jeśli kontrakt jest umową ramową, powinien on jednoznacznie określać sposób w jaki składane są zamówienia i określane szczegóły dostaw i płatności.

Wybór prawa właściwego dla kontraktu
Należy zwrócić szczególną uwagę na znaczenie zapisu dotyczącego wyboru prawa właściwego dla umowy i sądu właściwego. Brak wyboru prawa właściwego dla umowy i sądu właściwego do rozstrzygania sporów z niej wynikających powoduje, że stosuje się normy kolizyjne, z których wynika zazwyczaj:

  • jurysdykcja - czyli sąd właściwy do rozstrzygania sporów - sąd miejsca, w którym zobowiązanie zostało wykonane lub miało być wykonane, przy umowie sprzedaży jest to więc prawo państwa, do którego towar został lub miał być dostarczony lub usługa została lub miała zostać wykonana (np. Białorusi),
  • prawo właściwe dla umowy - zazwyczaj przy umowie sprzedaży jest to prawo tego państwa, w którym sprzedawca ma siedzibę, (w tym wypadku Polska).

Konsekwencją jest konieczność orzekania przez sąd np. białoruski zgodnie z prawem polskim. Jest to oczywiście możliwe, ale nieekonomiczne (długo trwa i dużo kosztuje). Dlatego, ponieważ co do zasady dopuszczalne jest wskazanie w umowie prawa właściwego i miejsca rozstrzygania sporów wynikłych między stronami umowy, polscy eksporterzy powinni dążyć do tego, aby prawo właściwe było prawem tego kraju, w którym siedzibę ma sąd właściwy. Ustalenie w kontrakcie sądu i prawa np. białoruskiego dodatkowo może ułatwić egzekucję wyroku, jeśli ma ona dotyczyć strony białoruskiej.

Pełnomocnictwa
Kontrakt powinien być podpisany przez osoby do tego umocowane, przy czym należy pamiętać, że jeśli kontrakt podpisuje pełnomocnik, to jego pełnomocnictwo powinno być pisemne i udzielone maksymalnie na 3 lata (jeśli ważność pełnomocnictwa nie jest określona jest ono ważne 1 rok).

Wszystkie powyższe warunki są znane firmom zagranicznym. Ich dochowanie nie powinno stanowić dla nich problemu, a dla strony polskiej znacząco zwiększa bezpieczeństwo obrotu wobec dużej zmienności i nieprzejrzystości przepisów prawnych i różnej ich interpretacji. Prawidłowo zawarte kontrakty zwiększają bezpieczeństwo transakcji, ułatwiają windykację należności i przyspieszają likwidację szkód.